Akses Google Drive
Buka drive.google.com lalu login dengan akun Google, email kerja, atau SSO perusahaan.
Ada dua lokasi penyimpanan dalam Google Drive di Google Workspace:
- Ruang penyimpanan pribadi di My Drive (Drive Saya), yang juga tersedia di Google Drive umum, dan
- Ruang penyimpanan bersama (yang dapat dipisahkan berdasarkan tim atau proyek) di Shared Drives (Drive Bersama) (khusus Google Workspace)
Sangat dianjurkan
Untuk memahami prinsip dasar Google Drive, luangkan waktu untuk mempelajari Cara menggunakan Google Drive (Bahasa Indonesia) dan cara menggunakan Drive Bersama
Mengelola Dokumen di Google Drive
Ada dua set format dokumen office (teks-spreadsheet-presentasi) yang umum digunakan:
- Microsoft Office — terdiri atas Word, Excel, PowerPoint
- Google Docs — terdiri atas:
- Google Docs docs.google.com/document (ekuivalen dengan Microsoft Word)
- Google Sheets docs.google.com/spreadsheets (ekuivalen dengan Microsoft Excel)
- Google Slides docs.google.com/presentation (ekuivalen dengan Microsoft PowerPoint)
Info
Dokumen Google Docs nantinya dapat dikonversi menjadi dokumen Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx). (Lihat ↓)
Google Docs dan Microsoft Office memiliki peruntukan yang berbeda. Untuk keperluan kolaborasi dan pembaharuan data secara real-time, Google Docs lebih cocok dipakai. Sedangkan untuk dokumen yang memerlukan formatting yang rumit, Microsoft Office lebih ahli.
Membedakan file Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx) dan file Google Docs (.gdoc, .gsheet, .gslides)
File Microsoft Office dapat berubah formatting-nya jika diedit menggunakan Google Docs. Karena itu perbedaannya perlu dikenali agar tahu cara mengelolanya.
Berikut adalah perbedaan file-file Google Docs dan Microsoft Office:
| Microsoft Office | Google Docs |
|---|---|
 |  |
| Secara default, file Microsoft Office jika diupload ke Google Drive akan mempertahankan ekstensi (.docx, .xlsx, .pptx) dalam nama filenya, contoh: Panduan.docx atau Perhitungan.xlsx | File-file Google Docs bisa langsung dibaca dan diedit di web browser oleh siapa saja yang memiliki akses. |
Cara mengelola file Microsoft Office
Ada tiga cara untuk mengedit file Microsoft Office yang tersimpan dalam Google Drive agar file tersebut selalu tersimpan sebagai versi terbaru.
Version Management ▪ Google Drive for Desktop ▪ Google Docs
Fitur Version Management
Dengan fitur ini kita dapat memperbarui file Microsoft Office yang tersimpan dalam Google Drive dengan cara meng-upload file yang sudah diedit/diperbarui untuk mengganti file sebelumnya. Fitur ini hanya membutuhkan web browser dan software Office yang biasanya sudah terpasang di semua komputer. Fitur ini sangat membantu bagi komputer yang tidak didukung Google Drive for Desktop atau jika kita sedang menggunakan komputer lain untuk mengakses akun Google.
Berikut langkah-langkahnya:
- Download file yang akan diperbarui tersebut sehingga dapat dibuka dengan software Office di komputer
- Edit dan simpan file seperti biasa. Nama dan format file tidak perlu sama persis dengan sebelumnya. Jika perlu, dapat ditambah inisial atau nomor versi.
- Dalam web browser, buka folder Google Drive yang berisi file yang akan diperbarui
- Klik kanan file yang akan diperbarui kemudian klik Manage versions
- Klik tombol
UPLOAD NEW VERSIONlalu pilih file yang sudah diedit. Klik tombol Open untuk meng-upload file tersebut. - Selesai. File yang tersimpan dalam Google Drive kini sudah tergantikan dengan versi yang baru.
Info
Perbedaan fitur ini dengan cara manual (upload file baru – hapus file lama) adalah file yang lama masih tersimpan dan dapat di-download maupun di-restore sebagai versi aktif, namun tidak membingungkan pengguna yang mencari versi aktif file tersebut.
Google Drive for Desktop
Google Drive for Desktop memungkinkan kita untuk mengelola file-file Google Drive melalui file explorer seolah file tersebut merupakan file lokal di komputer.
Tip
Edit di browser menggunakan Google Docs
Jika file tidak menggunakan format yang rumit (mengandung tabel, gambar, kop surat, style dan layout teks dan paragraf yang sudah terstruktur di Microsoft Office) maka pengeditan singkat boleh dilakukan langsung di browser.
Di Google Drive, klik dua kali file Office. File akan terbuka di Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide. Jika terbuka dalam mode preview (tidak bisa diedit) maka klik Buka dengan lalu pilih aplikasi ekuivalennya (Lihat ↑). Setiap editan akan otomatis tersimpan dalam hitungan detik (lihat status di panel atas) di file office tersebut.
Cara mengelola file Google Docs
File Google Docs dapat diedit langsung di browser oleh satu orang maupun beberapa orang secara bersamaan.
Di Google Drive, klik dua kali file Google Docs. File akan terbuka di Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide. Jika terbuka dalam mode preview (tidak bisa diedit) maka klik Buka dengan lalu pilih aplikasi yang sesuai. Setiap perubahan akan otomatis tersimpan.
Tip
Baca juga cara mem-backup file secara otomatis dari komputer ke Google Drive.